La numérisation des processus achats est aujourd’hui un axe stratégique incontournable pour les entreprises. À la clé : optimisation des coûts et efficacité renforcée pour rester compétitif dans un environnement économique exigeant. Face à la complexification des marchés et à la pression accrue sur les marges, digitaliser les processus achats s’impose ainsi pour répondre de manière pragmatique et durable afin de maîtriser les dépenses et gagner en agilité.
Les limites des processus achats traditionnels
Les méthodes classiques de gestion des achats reposent encore largement sur une organisation vieillissante. Procédures manuelles, échanges de courriels, fichiers Excel (ou bien CSV), circulation de documents papier… Cette organisation génère alors des pertes de temps, multiplie les risques d’erreurs et rend difficile la visibilité globale sur les dépenses. La digitalisation vise donc à automatiser, centraliser et fiabiliser l’ensemble du cycle d’achat. Elle cherche à digitaliser de la demande initiale à la facturation via des outils numériques interconnectés.
Les solutions d’e-procurement (gestion électronique des achats) et d’e-sourcing (gestion électronique des appels d’offres) permettent de standardiser les processus et de réduire la charge administrative, mais aussi d’assurer une traçabilité complète des transactions. L’intelligence artificielle, les plateformes cloud et la robotisation (RPA) ajoutent une dimension prédictive et collaborative à la fonction achats.
La réduction des coûts, moteur principal de la digitalisation des processus achats
L’un des bénéfices majeurs de la digitalisation des achats réside dans l’optimisation des coûts. Les outils numériques permettent de réaliser des économies substantielles à plusieurs niveaux :
- Coûts directs : Une meilleure visibilité sur les prix, l’accès à des catalogues fournisseurs actualisés et l’automatisation des appels d’offres favorisent des négociations plus efficaces.
- Coûts administratifs : L’automatisation des tâches répétitives, la suppression des documents papier et la réduction des délais de traitement diminuent significativement les coûts administratifs, parfois de 30 à 35 %.
- Coûts cachés : La digitalisation met en lumière et permet de maîtriser des coûts souvent invisibles, comme les retards de livraison, les litiges fournisseurs ou les achats hors procédure.
Selon plusieurs études, l’adoption de solutions d’e-procurement peut réduire les coûts d’achats de 5 à 10 %, et parfois bien davantage selon la maturité digitale de l’organisation.
Efficacité opérationnelle et gain de temps
Au-delà de l’aspect financier, la digitalisation des processus achats améliore considérablement l’efficacité opérationnelle. L’automatisation des workflows (demandes, validations, commandes, réceptions, factures) a ainsi de multiples bénéfices :
- Accélération des cycles de traitement
- Réduction des interventions humaines
- Concentration des équipes achats sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme, par exemple, la négociation stratégique ou encore l’analyse de la performance fournisseurs…
Les outils numériques favorisent également la collaboration entre les différents services et la centralisation des données. En effet, ils offrent une transparence accrue sur l’ensemble des opérations. Les managers disposent ainsi de tableaux de bord en temps réel pour piloter les dépenses, suivre les engagements et anticiper les besoins.
Maîtrise des risques et conformité
Digitaliser les processus achats renforce la gestion des risques fournisseurs et la conformité réglementaire. Les plateformes numériques centralisent et fiabilisent les informations. Par là, elles facilitent l’identification rapide des risques (par exemple cyberattaques, défaillances, non-conformité ESG) et la mise en place d’actions correctives.
La traçabilité intégrale des transactions et la standardisation des procédures garantissent le respect des politiques internes, des normes de durabilité et des exigences réglementaires. À l’image des outils de gestion des relations clients (CRM), les outils de gestion des relations fournisseurs (SRM) se développent. Favorisant alors des partenariats durables et une anticipation des risques sur le long terme.
Exploitation des données pour une prise de décision éclairée
L’un des atouts majeurs de la digitalisation des processus achats réside dans l’exploitation intelligente des données achats. Ainsi, les entreprises peuvent détecter les anomalies, ajuster leurs stratégies et optimiser leurs opérations en temps réel. Le tout, grâce à des indicateurs clés de performance (KPI), des analyses prédictives et des tableaux de bord personnalisés.
L’intelligence artificielle va encore plus loin et permet d’identifier de nouveaux leviers d’économies. Comment ? En suggérant des optimisations techniques ou bien en automatisant la gestion des contrats et des renouvellements.
Impact environnemental et responsabilité sociétale
Digitaliser les processus achats contribue également à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises. La dématérialisation des documents, l’optimisation des flux logistiques et la sélection de fournisseurs responsables y sont au cœur, permettant :
- La réduction des déchets
- La réduction des transports inutiles
- L’intégration plus facile des critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) dans les décisions d’achat
Les bonnes pratiques pour réussir sa digitalisation des processus achats
Pour maximiser les bénéfices de la digitalisation, il est essentiel de suivre quelques étapes clés :
- Définir des objectifs clairs : Identifier les priorités, par exemple la réduction des coûts, l’amélioration de la conformité, de la gestion des risques…
- Choisir les outils adaptés : Choisir les outils les plus adaptés à ses besoins et à son budget.
- Impliquer les parties prenantes : Associer les équipes achats, IT, finance et utilisateurs dès le début du projet pour garantir l’adhésion et la réussite du changement.
- Automatiser les processus chronophages : Cibler en priorité les tâches à faible valeur ajoutée pour maximiser les gains de productivité.
- Mesurer les résultats : Suivre les indicateurs de performance et ajuster les processus en continu pour garantir une amélioration durable.
En digitalisant l’ensemble des processus S2C et P2P, les entreprises bénéficient d’une vision globale et intégrée de leur performance achats. Cette approche favorise la réduction des coûts, la maîtrise des risques et la création de valeur sur toute la chaîne d’approvisionnement. Faisant de la digitalisation un véritable levier de compétitivité durable.
