La numérisation ou digitalisation des achats ne se limite pas à l’automatisation de tâches isolées. En effet, elle s’appuie sur une structuration globale du cycle d’achat. Cette structuration se formalise ainsi aujourd’hui au travers de deux grands processus complémentaires : le Source-to-Contract (S2C) et le Procure-to-Pay (P2P), qui ensemble forment le Source-to-Pay (S2P).
Source-to-Contract (S2C) : maîtriser la partie amont
Le Source-to-Contract désigne l’ensemble des étapes qui précèdent l’acte d’achat proprement dit. Il inclut, par exemple :
- Le sourcing : identification, évaluation et sélection des fournisseurs potentiels selon des critères de coûts, qualité, délais, RSE, etc.
- La gestion des appels d’offres : lancement, réception et analyse des propositions, négociation des conditions.
- La contractualisation : rédaction, validation et signature des contrats, intégration dans la base de données achats, gestion des échéances et renouvellements.
- La gestion fournisseurs : suivi de la performance, évaluation continue, gestion des risques et des relations.
La digitalisation du S2C a de nombreux intérêts pour une organisation, par exemple :
- Centraliser l’information
- Automatiser la gestion documentaire
- Accélérer la prise de décision
- Sécuriser la conformité contractuelle
- Facilitant la collaboration entre achats, finance, juridique et prescripteurs internes
Procure-to-Pay (P2P) : automatiser la partie transactionnelle
Le Procure-to-Pay couvre la partie aval du processus achats, de l’expression du besoin à la facturation et au paiement. Il se décompose, par exemple, comme suit :
- Demande d’achat : formalisation du besoin par les utilisateurs internes, souvent via des catalogues électroniques.
- Commande : génération et validation automatique des bons de commande, transmission au fournisseur.
- Réception : contrôle de conformité des biens ou services livrés.
- Facturation : rapprochement commande/livraison/facture, validation et paiement.
- Archivage : centralisation et traçabilité des documents, génération des écritures comptables.
La digitalisation du P2P réduit les erreurs, accélère les délais, fluidifie les contrôles et permet de consolider les données achats à l’échelle de l’entreprise. Elle favorise ainsi la réduction des coûts administratifs, la maîtrise des dépenses et l’amélioration des relations fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et à une gestion proactive des litiges.
Un cycle intégré pour maximiser la création de valeur
L’articulation S2C/P2P dans une démarche Source-to-Pay (S2P) offre une vision globale et intégrée du cycle achats-finance, impliquant tous les acteurs de la chaîne de valeur et permettant ainsi d’optimiser chaque étape pour générer un maximum de valeur et de performance pour l’entreprise.
Le processus Source-to-Pay se décompose en deux parties. D’une part la partie amont, appelée Source to Contract, d’autre part la partie aval, Procure to Pay.
En numérisant l’ensemble du cycle, l’entreprise bénéficie alors de multiples avantages :
- Meilleure visibilité sur ses engagements
- Capacité accrue à négocier et à sécuriser ses contrats
- Automatisation des transactions
- Contrôle de ses dépenses en temps réel
Finalement, l’intégration du S2C et du P2P dans la digitalisation des achats est indispensable aujourd’hui. En effet, les avantages sont nombreux : optimisation des coûts, sécurisation des processus, renforcement de la conformité et maximisation de la performance globale de la fonction achats.
