À la suite de la pandémie de Covid-19, le télétravail a connu un incroyable essor ces dernières années, bouleversant l’organisation traditionnelle du travail. Pour un employeur, mettre en place le télétravail dans son entreprise s’accompagne de nouvelles obligations légales et pratiques.
Voyons donc les principales responsabilités des employeurs en matière de télétravail. De cette façon, vous saurez comment respecter le cadre légal et le bien-être de vos salariés. Que vous soyez dirigeant d’entreprise, responsable RH ou bien manager, voici un guide pratique pour mettre en place et gérer efficacement le télétravail dans votre organisation.
Quel est le cadre légal pour mettre en place le télétravail dans son entreprise ?
Élaboration d’une charte ou d’un accord collectif
La première obligation de l’employeur est de formaliser les conditions du télétravail. Cela peut se faire via une charte ou un accord collectif. Ainsi, ce document permet de préciser :
- Les postes éligibles au télétravail
- Les conditions de passage en télétravail
- Les modalités de contrôle du temps de travail
- La détermination des plages horaires de travail
Pour rédiger ce document, veillez donc à :
- Impliquer les représentants du personnel.
- Vous assurer de couvrir tous les aspects pratiques du télétravail.
- Veiller à ce que les règles soient claires et équitables pour tous les salariés.
Information et consultation des instances représentatives
Avant de mettre en place le télétravail, l’employeur doit informer et consulter le Comité Social et Économique (CSE) s’il existe. En effet, cette étape est cruciale pour :
- Recueillir l’avis des représentants du personnel
- Adapter le projet aux réalités de l’entreprise
- Anticiper les éventuelles difficultés
Il vous faudra donc pour cette étape :
- Organisez une réunion dédiée avec le CSE le cas échéant, à défaut aux salariés.
- Présentez votre projet de télétravail et soyez ouvert aux suggestions d’amélioration.
- Documentez cette consultation pour démontrer votre conformité légale.
Formalisation de l’accord individuel du salarié
Le télétravail repose sur le volontariat. L’employeur doit obtenir l’accord écrit du salarié, par avenant au contrat de travail ou bien par tout autre moyen. Ce document doit préciser, par exemple :
- La fréquence du télétravail
- Le lieu d’exercice du télétravail
- Les équipements mis à disposition
- Les modalités de contrôle de l’activité
D’un point de vue pratique, vous pourrez alors :
- Préparez un modèle d’avenant ou bien un formulaire d’accord pour le télétravail.
- Vous assurer que chaque salarié en télétravail ait signé ce document avant de commencer à travailler à distance.
Mettre en place le télétravail : équipement et sécurité du télétravailleur
Fourniture des outils de travail nécessaires
L’employeur a l’obligation de fournir et d’installer mais aussi d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail. Ainsi, cela comprend :
- Un ordinateur portable
- Les logiciels professionnels requis
- Un accès sécurisé au réseau de l’entreprise
Pour ce faire, vous pourrez alors :
- Établissez une liste standard d’équipements pour les télétravailleurs.
- Prévoyez un processus de demande pour les besoins spécifiques.
- Assurez-vous que le service informatique peut assurer le support à distance de ces équipements.
Instaurer des mesures de cybersécurité
La sécurité des données de l’entreprise est primordiale en télétravail. L’employeur doit ainsi mettre en place des mesures de protection adaptées :
- Utilisation de VPN pour les connexions à distance
- Mise à jour régulière des programmes (particulièrement des antivirus), mais aussi de l’OS (système d’exploitation)
- Veiller à la bonne sauvegarde des données
- Formation des salariés aux bonnes pratiques de sécurité
Concrètement, cela peut se traduire par exemple par les actions suivantes :
- Collaborez avec votre service IT pour définir une politique de sécurité spécifique au télétravail.
- Organisez des sessions de formation obligatoires sur la cybersécurité pour tous les télétravailleurs.
Prise en charge des frais liés au télétravail
L’employeur doit prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Cela peut inclure par exemple :
- Une participation aux frais d’électricité et d’internet
- L’achat de mobilier ergonomique si nécessaire
- Les frais d’impression ou bien de fournitures de bureau
À noter que la prise en charge peut se faire de manière forfaitaire par le versement d’une indemnité forfaitaire ou bien par le remboursement des frais réellement engagés. Vous devrez donc :
- Définir une politique claire de remboursement des frais liés au télétravail.
- Opter pour une allocation forfaitaire mensuelle ou bien un remboursement sur justificatifs.
- Vous assurer que cette politique est équitable et transparente.
À noter également que la prise en charge des frais de transport reste identique (pas de prorata), le montant de l’abonnement supporté par le salarié n’étant pas modifié.
Mettre en place le télétravail : gérer et manager les télétravailleurs à distance
Respect du temps de travail et droit à la déconnexion
L’employeur doit veiller au respect des horaires de travail et du droit à la déconnexion. Pour cela :
- Définissez clairement les plages horaires de travail
- Mettez en place des outils de suivi du temps de travail
- Sensibilisez les managers à l’importance du droit à la déconnexion
Vous pourrez aussi, par exemple :
- Instaurez une politique de non-sollicitation en dehors des heures de travail.
- Encouragez l’utilisation d’outils permettant de programmer l’envoi des emails pendant les heures de bureau.
Organisation du suivi de la charge de travail
L’employeur doit s’assurer que la charge de travail du télétravailleur est comparable à celle des salariés en présentiel. Pour cela, vous devrez alors veiller à :
- Fixer des objectifs clairs et mesurables
- Organiser des points réguliers pour évaluer la charge de travail
- Former les managers à la gestion d’équipes à distance
Vous pourrez donc :
- Mettre en place un système de reporting hebdomadaire ou bien bimensuel.
- Utilisez des outils de gestion de projet collaboratifs (par exemple Asana, Notion, Trello, Jira…) pour suivre l’avancement des tâches.
Maintien du lien social et prévention de l’isolement
En tant qu’employeur, vous devez veiller à prévenir l’isolement du télétravailleur. N’hésitez donc pas à :
- Organiser des réunions d’équipe régulières en visioconférence
- Encourager les moments d’échange informels virtuels
- Prévoir des journées de présence au bureau
Pour aller plus loin, vous pourrez par exemple :
- Créez un canal de communication dédié aux échanges informels sur votre plateforme collaborative.
- Organisez des événements d’équipe virtuels réguliers pour maintenir la cohésion.
Récapitulatif des actions pour mettre en place le télétravail dans une entreprise
Comme nous avons pu le voir, les obligations de l’employeur en matière de télétravail sont multiples et diverses. Voici donc un récapitulatif des actions clés à mettre en œuvre pour un télétravail sans accroc :
- Rédiger une charte ou un accord collectif sur le télétravail
- Consulter le CSE sur la mise en place du télétravail
- Formaliser l’accord individuel de chaque télétravailleur
- Fournir et maintenir les équipements nécessaires au télétravail
- Mettre en place des mesures de cybersécurité adaptées
- Définir une politique de prise en charge des frais liés au télétravail
- Instaurer des outils de suivi du temps de travail
- Mettre en place une politique de droit à la déconnexion
- Organiser un suivi régulier de la charge de travail
- Mettre en œuvre des actions pour prévenir l’isolement des télétravailleurs
En respectant ces obligations, vous pourrez créer un cadre de télétravail sûr et efficace, mais aussi bénéfique pour votre entreprise et vos salariés. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter un bon télétravail !
